Gözden Geçirmeleri Başarısız Kılan Faktörler

Her proje yöneticisi projesinde hataları erken safhada tespit etmek, gerekli önleyici tedbirleri almak, projesinin maliyetini arttırmadan, süresini uzamadan tamamlamak için gözden geçirmeleri kullanır. Ancak yapılan hatalardan dolayı gözden geçirmeler amacına ulaşmaz. Gözden geçirmelerin tamamlanan amaçlarına ulaşamaması gözden geçirme toplantıları açısından başarısızlıktır. Yazı dizisinin bu bölümünde gözden geçirmeleri başarısız kılan faktörler ele alınacaktır. 

Proje Takviminde İyİ Planlanmamış Gözden Geçirmeler 

Gözden geçirmeler Gözden Geçirme Süreci konulu yazımda belirtilen sürece göre gerçekleştirilir. Bir projede gözden geçirmelerin başarılı olabilmesi için mutlaka bunlar iyi bir şekilde planlanmlı ve proje iş kırılım ağacında (WBS) verilmelidir. Bu amaçla proje planları hazırlanırken gözden geçirme sürecindeki bilgilendirme, bireysel hazırlık, gözden geçirme toplantısı ve toplantı sonrası düzeltici faaliyetler için gerekli zamanlar öngörülmeli ve proje takvimi buna göre hazırlanmalıdır. 

Gerçekçi öngörüler yapabilmek için organizasynlar önceki projelerdeki gözden geçirmelere ilişkin veri ve tecrübeleri proje planlarken kullanmalıdırlar. Aynı zamanda proje planlarında hangi ürünlerin ne zaman, hangi tip gözden geçirmelerle değerlendirileceği gözden geçirmelerin başarısı için belirlenmelidir. 

İyi Tanımlanmamış Gözden Geçirme Süreci 

Organizasyon genelinde iyi tanımlanmış gözden geçirme sürecinin bulunmaması gözden geçirmelerdeki başarısızlığın sebeplerindendir. 

Bir projedeki gözden geçirmeler mutlaka Gözden Geçirme sürecine uygun olarak gerçekleştirilmelidir. Gözden geçirme süreci tandartlara ve en iyi pratiklere göre tanımlanmalıdır. 

Eğitim Eksikliği

Gözden geçirmeleri başarısız kılan faktörlerin başında yetersiz eğitim gelmektedir. Bu nedenle gözden geçirmeye katılacak olanlar; 

– Gözden geçirme süreci

– Gözden geçirilecek olan ürün,

– Gözden geçirme çeşitleri ve teknikleri,

– Hangi tip gözden geçirmenin öncelikli amacının ne olduğu, 

– Gözden geçirmelerde kullanılan metriklerin neler olduğu

gibi konularda eğitilmelidirler. 

Gözden Geçirme Ekibinin Yetkin Kişileri İçermemesi 

Gözden geçirmeye katılacak kişileri seçmek gözden geçirme lideri tarafından yapılan ve dikkat isteyen bir görevdir. 

Gözden geçirme toplantısına katılanlar gözden geçirilecek ürünü değerlendirebilecek nitelikte olmalıdırlar. Yetersiz nitelikte katılımcılar ile gerçekleştirilen gözden geçirme toplantılarında, ürünün kalitesini geliştirmeye yönelik hata tespitleri yapılamayabilir. Bununla beraber gerekli düzeltme ve alternatif çözüm önerilerinde yetersiz kalınabilir. 

Gözden geçirmeye katılacak kişilerin teknik konular üzerinde net olarak anlaşabilmeleri için ortak terminolojiyi kullanabilecek nitelikte olmaları gerekir. 

İyi Tanımlanmamış Rol ve Sorumluluklar 

Net olarak tanımlanmamış rol ve sorumluluklar ile gerçekleştirilen toplantılar planlanan amaca ulaşamazlar. Bu nedenle gözden geçirmelere, öncelikle gözden geçirmeleri başarı ile koordine edebilecek bir gözden geçirme lideri atanmalı ve rolü tanımlanmalıdır. Daha sonra gözden geçirme lideri de toplantının amacına uygun, yetkin kişilerin katılmasını sağlamalı ve rollerini tanımlamalıdır. 

Muhtemel kişisel çatışmaları ve gerilimi azaltmak için gözden geçirmede görev alacak kişilerin rollerinin ne olduğu, gözden geçirmenin amacının ne olduğu, hangi yazılım ürününün gözden geçirileceği ve hangi gözden geçirme çeşidinin kullanılacağı planlanarak toplantılara etkin katılım sağlanmalıdır. 

Gözden Geçirme İçin Yetersiz Kaynak Planlama 

Proje süresinin kısa olduğu durumlarda eğitim, bireysel hazırlık ve düzeltici faaliyetler için yeterli zaman ayrılamamaktadır. Proje bütçesinin sınırlı olduğu durumlarda ise bazı gözden geçirmeler yapılamamakta, düzeltici faaliyetler gerçekleştirilememekte ve yeterli yetkinlikte ekipler kurulamamaktadır. Dolayısıyla gözden geçirmeler yeterli verime ulaşamamaktadırlar. 

Bu nedenle projeler planlanırken gözden geçirmeler için yeterli kaynak ayrılmalıdır. 

Eksik Gözden Geçirme Materyalleri 

Gözden geçirmelerin başarılı olmamasının bir başka sebebi de uygun materyallerin ve metriklerin kullanılmamasıdır. 

Yazılım geliştirme sürecinin her safhasında ortaya çıkacak ürünler için kontrol listeleri, planlar, standartlar, kılavuzlar gibi çeşitli materyallerin kullanılması ve ilgili metriklerin tanımlanması gözden geçirmelerin verimliliğini arttıracaktır. 

Yetersiz Bireysel Hazırlık 

Gözden geçirme toplantısına katılacak kişiler gözden geçirme sürecini iyi bilmelerine rağmen, toplantı öncesi gerekli bireysel hazırlığı yapmadan toplantılara katılabilirler. Bu da toplantılara aktif katılımı azaltacağından toplantıın amacına ulaşamamasına neden olabilir. 

Gözden geçirmeye katılacak kişilerin toplantı öncesi mutlaka yeterli bireysel hazırlık yaparak öneri ve eleştirilerini gözden geçirme formları aracılığı ile toplantı öncesinde gözden geçirme liderine iletmeleri gerekir. 

Amacını Aşan Eleştiriler 

Gözden geçirme toplantılarında gözden geçirilenin ürün olduğu, ürünün geliştiricisi olmadığı unutulmamalıdır. Bu nedenle tespit edilen hatalar uygun bir dille ifade edilmelidir. Ekip lideri toplantının yapıcı bir havada gerçekleşmesini sağlamalıdır. Yalnış yöne kayan, üründen daha çok ürünü geliştireni hedef alan tartışmaların olması, geliştiricinin savunmaya geçmesine ve bulunan hataları veya önerilen tavsiyeleri kabul etmeye dirençli olmasına neden olur. 

Bir gözden geçirme, gözden geçirme toplantısına katılanların, ürün geliştiricisinden ne kadar fazla zeki olduğu göstermek için bir fırsat değil, iş ürününün kalitesini geliştirmek için ortak akıl, görüş ve tecrübelerden faydalanma yoludur. 

Toplantı Gündeminden Sapma

Gözden geçirme toplantısının başarı ile sonuçlanabilmesi için toplantı gündemine uyulması gerekir. Toplantı sırasında herhangi bir problem tartışılırken veya bir problem için çözüm önerileri yapılırken gündemden sapılabilir. Bu olması istenmeyen bir durumdur. Böyle durumlarda gözden geçirme liderinin, uygun bir şekilde ekibi uyararak toplantı gündemine dönülmesini sağlamalıdır. 

 

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s