Zamanla Yarış Yöntemleri

 Proje Yönetim Derneği’nin aylık bülteni olan Proje Postası’nın 13. sayısında yayınlanmış olan yazım.. 

Günümüz proje yönetiminde hepimizin yaşadığı ortak tek şey var; bilgi sahibi olmak. Proje yönetim araçları harika şeyler, bize her türlü bilgiyi zamanında, doğru olarak sağlıyor, bu araçları sürekli kontrol etmemiz sapmaları gözden geçirmemiz ve önlem alm amız gerekiyor. Bununla birlikte bir konu hakkında her türlü bilgiyi projede çalışan arkadaşlarımızdan da alabiliyoruz, bir taraftan müşterimiz ile elektronik posta üzerinden haberleşirken, bir yandan da diğer bir paydaş ile anlık görüşme yapıyoruz. Bu esnada cep telefonumuza gelen güncellemelere bakıyor, yarınki toplantının gündemini düşünebiliyoruz.

 

Bunlar iş ile ilgili olanlar, bir de artık hayatın bir parçası haline gelmiş olan sosyal medyadaki güncellemeler, çocuğumuzun takip etmemiz gereken ödevleri, sınavları, yapılacak alışveriş listeleri, arabanın kaskosunun süresi, arkadaşınızın doğum günü… Hatırlanması ve takip edilmesi gereken şeyler hiç bitmiyor değil mi?

 

Bu yazımda bunların hepsini olmasa da bunları takip etmek için ne şekilde vakit ayıracağımız konusunda fikirlerimi paylaşmaya çalışacağım. Günümüzde gerçekten çok fazla kaynaktan, çok fazla bilgi sanki her türlü sürecin içinde olmamız gerekiyormuş izlenimi vererek bize bir şekilde ulaşıyor, bundan kaçışımız yok gibi görünüyor.

 

Şimdi konumuzu biraz daha daraltarak spesifik hale getirelim ve projelerimizdeki bilgi yoğunluğuna bir göz atalım. Projedeki her türlü gelişmeyi delicesine bir tutkuyla takip etmeniz tabi ki takdir edilesi bir çabadır ama sizinle aslında ilgili olmayan veya teknik ekip liderinin veya asistanınızın takip etmesi gereken süreçleri takip etmeniz sizce doğru bir bilgi alışverişi sağlar mı? Peki bunu nasıl yönetebiliriz, bir bakalım;

 

Aynı Anda Tek İşle Uğraşın

İşin temel kural ay nı anda tek bir işe odaklanmak. Aynı anda birden fazla işi yapıyor gibi gözüksek de bir yandan Facebook’taki güncellemeleri kontrol ederken bir yandan bütçeyi kontrol etmek hataya her zaman açık olan bir işlemdir.  Çalıştığımız işlerin süresini 30 dakikalık parçalara bölmeniz faydalı olabilir, 30 dakikalık kesintisiz bir çalışma sonucunda yeniden sosyal medyadaki güncellemelere bir ödül olarak bakabilir, böylelikle hata oranınızı da azaltmış olursunuz.

 

 

 

Ara Verin

Bir işle uğraştığınızda başka bir işe geçmeden önce kısa bir ara verin. Bunu gün içerisinde belirli zamanlara bölerek yapabileceğiniz gibi sadece ihtiyacınız olan zamanlarda da yapabilirsiniz. Bu aralarda uğraştığınız işten tamamen farklı bir konu ile ilgilenmeniz size ekstra katkı sağlayacaktır. Mesela spor yapın veya yürüyüşe çıkın. Eğer bunun için vakit ayıramıyor iseniz masanızdan kalkın ve çay/kahve almaya gidin. Bunu da yapamıyorsanız yine yerinizden kalkın ve bir arkadaşınız ile farklı konularda laflayın. Tabi bu arada arkadaşınızın yaptığı işi bölmemeye de dikkat edin. Ama mutlaka ara verin, bir süreliğine bile olsa yaptığınız işten kafanızı uzaklaştırın.

 

Önem Sırasının Önemi

Bazı insanlar gerçekten projeniz için çok önemlidir, ancak kabul edersiniz ki herkes bu kategoride değildir. Öncelikle patronunuz veya projenin sponsoruna özel önem vermelisiniz, bununla birlikte ev ah alisine de gerekli önemi vermeniz sizin başarınız açısından önemlidir.

 

Peki ya diğer insanlar? Bu ayrımı yapabilmeniz için bir süre bekletebileceğiniz kişileri düşünün. Mesela çok önemli bir işle uğraşırken telefonunuz çaldığında bunu düşünebilirsiniz. Bekletebileceğiniz insanların telefonlarına daha sonra işinizi tamamladığınızda cevap verebilir, elektronik postalarını anında yanıtlamak zorunda olduğunuzu düşünmeyebilirsiniz. Bu ayrımı yapabilmek için telefonunuzun zil sesini kategoriler için farklı çalacak şekilde ayarlayabilirsiniz böylelikle telefonunuz çaldığı zaman bakıp bakmayacağınıza karar verebilirsiniz. Aynı kategorilendirmeyi kullandığınız elektronik posta programında da yapabilir böylelikle öncelikli kişilere göre işlerinizi ve zamanınızı yönetebilirsiniz. 

 

Kısa Bir Şekerleme İyidir

Her zaman kısa bir şekerleme uyandıktan sonra bir konuya daha iyi yoğunlaşmamızı sağlar. Bütün doktorlar senelerdir bize telefonlarımızı yatarken sessize almamızı, başucumuza koymamamızı, gece uyanıp telefoumuzu kontrol etmememizi, geceleri bir şeyler yemeyip içmememizi söyler ve bunda kesinlikle haklılardır.

 

Siz de bunlar dışında sizin için uygun olan bir yöntem bulabilirsiniz, mesela yatmadan önce süt içebilir, güzel bir kitap okuyabilir, radyoda hafif bir müzik dinleyebilir veya güzel bir duş alıp günün yorgunluğunu atabilirsiniz. Bütün bunlar iyi bir uyku almanız için faydalı olmakla birlikte bir sonraki günün zorlukları için hazırlanmanızı da sağlayacaktır.

 

Bölünmeleri Yönetmek

“Şunu bir kontrol eder misin?” “Yarın saat 14:00’e bir toplantı ayarlar mısın?” “5 dakikan var mı?”.. Biz proje yöneticilerinin sürekli duyduğu kelimeler, size de tanıdık geldi mi? Size gelen talepler içerisinde “sadece xx dakika” kelimesi geçenler sizin zamanınızı çalmak için kullanılır ve sizin çalışmalarınızı kesintiye uğratır.

 

Bununla birlikte genellikle korkulan bir kelimemiz var; bir kişiye “Hayır” demek. Hayır demekten korkmayın. O anda size anlatılan konu ilginizi çekmiyor olabilir veya gerçekten o konuya zaman ayırmak istemiyor olabilirsiniz. Eğer bu konuyla daha sonra ilgilenmek istiyorsanız bunu açıkça karşınızdakine söyleyebilirsiniz.

 

Bu teknik ile kendinizi biraz kötü hissedebilirsiniz ama bu sizin çalıştığınız konuya odaklanmanızı sağlayacaktır. Unutmayın ki sizin zamanınıza en çok değeri yine siz verebilirsiniz.

 

Elektronik Postalarınızı Yönetin..

Muhtemelen hepinize günde onlarca hatta yüzlerce elektronik posta geliyor. Elektronik postalarınızı konularına, gelen kişilere, içinde geçen cümlelere göre farklı klasörlere taşımak için kurallar yazabilir böylelikle fiziksel olarak kategorilendirme yapabilirsiniz.

 

Bir diğer yöntem olarak çalışma arkadaşlarınıza gönderdikleri elektronik postalarda eğer konu gerçekten sizi ilgilendiriyor ise sizi katmaları konusunda bildirimde bulunabilirsiniz. Veya üye olduğunuz haber grupları, forumlar, sürekli güncelleme gönderen siteler gibi aslında siz fark etmeden çok vaktinizi alan akışlardan çıkmak da uygulamanız gereken iyi bir zaman kazandırıcı yöntemdir.

 

Elektronik posta yönetimi yapmanın en iyi yöntemlerinden biri masaüstünüzde çıkan yeni posta geldiğini bildiren uyarıları kapatmaktır. Aynısını cep telefonunuzda gün içerisinde sürekli zihninizi meşgul eden o bip sesi için de yapabilirsiniz. Böylelikle sürekli olarak işinizi bölüp elektronik postanızı kontrol etmekten kurtulursunuz.

 

Bu size kendinizi gerekten iyi hissettirecektir, hem böylelikle elektronik postalarınızı sürekli değil gün içerisinde belirlediğiniz zamanlarda kontrol edebilirsiniz.

 

Biri Sizi Durdursun!

Son olarak detaylarda kaybolmayın, durmanız gereken yeri bilin. Her arkadaşınızın her türlü güncellemesini veya takip ettiğiniz blogdaki her türlü detayı okumak zorunda değilsiniz. Proje ekibinizin size gerçekten önemli olaylarda bilgi veya haber vereceğine güvenin. Proje yöneticisi olarak projenin içindeki her türlü detayı bilmek istemeniz çok normal ama proje ekibinize bu konuda güvenin, bilmesi gereken prensibini uygulayın. Herkesin kendi üzerindeki işler ile ilgili detaylı bilgisinin olmasını sağlayın. Siz bütün detayları takip etmek yerine projede fark yaratmak için neler yapabileceğinize odaklanın.

 

Bilgi yoğunluğundan kurtulmak gerçekten çok zor ama bunu başardığınız zaman gerçekten ne kadar çok vaktiniz kaldığına siz de inanmayacaksınız.

 

Bu yazıyı okumak için bir zamanlayıcı kullandı iseniz veya yaptığınız iş arasında değil de boş zamanınızda okumayı tercih etti iseniz önceliklerinizi ve zamanınızı yönetmek konusunda ilk adımı attınız demektir. Tebrikler, böyle devam..

 

 

Bir sonraki sayıda görüşmek üzere.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s