Nedir bu “Proje Durum Raporu” dedikleri?

Image

Yeni atandığınız projenin sponsoru masanıza kadar gelir ve “Projedeki son durumumuz nedir?” der. Bu bütün proje yöneticilerinin oldukça sık olarak duydukları bir cümledir. Projenin paydaşlarını projenin durumu hakkında güncel tutmak, durum raporlarını paylaşmak sizi bu soru – cevap döngüsünden kurtarabilir.

Birçok çevrimiçi proje yönetimi yazılımı durum raporları için kullanılabilecek şablonlar veya dashboard’lar sunmaktadır. Bu gerçekten kullanışlı araçlar proje paydaşlarına güzel bilgiler sağlasalar da gördüklerini nasıl yorumlayacaklar konusunda tam olarak bilgi vermez.

Kullandığınız sistem ne olurda olsun durum raporları içerisinde olması gerekli olan 5 başlık vardır;

1.     Projenin Öncelikli Riskleri

Bu başlığı okurken projeniz üzerinde gözlerinizi kapatıp düşünmeniz gerekiyor. Yürüttüğünüz projenin en öncelikli 3 adet riskini ve bu risklere karşı ne yaptığınızı düşünün ve bunu raporunuza mutlaka ekleyin. Bu size proje sponsoruna daha önemsiz risklerle uğraşmak yerine projenizde üzerinde uğraşılması gereken daha büyük riskler  olduğu konusunda avantaj kazandıracaktır.

Riskleri ile ilgili durumu bildirebilmek için risk yönetim süreçleriniz içerisinde risk sahibi ile bilgi alışverişinde bulunmak ve son bilgileri almak en önemli aksiyonlardan biridir. Bu dönem sunduğunuz raporunuzda herhangi bir risk olmuyorken gelecek dönem öncelikli bir risk ortaya çıkmış olabilir. Rapor edilecek bir risk yok ise üzülmeyin!.. Şunu da hiçbir zaman unutmayın; Durum raporunda iyi haberlerin yanı sıra kötü haberleri de paylaşmamız gerektiğini unutmayın..

2.     Projedeki Öncelikli İşler

Şimdi de projenizde en öncelikli işlerinizi düşünün.. Bunları düşünmekle birlikte bu işler ile ilgili yaptıklarınızı ve eylem planlarınızı da paylaşın. Sorunu yöneten ve gidermek için çalışan kişilerin isimlerini de proje sponsorunun konuyla ilgili kontak kurabilmesi için ekleyin. Ayrıca, durum raporunu gönderdiğiniz kişilere kolaylık olması açısından yüksek, orta ya da düşük öncelik ayrımlarını yapmanız iyi olacaktır.

Bir tavsiye projedeki işler ile ilgili tutmuş olduğunuz kayıtları güncellemeyi günlük olarak yapın, bu sayede durum raporu hazırlarken geçmişi düşünmek zorunda kalmaz, sürekli elinizin altında güncel bilgiye sahip olursunuz.

3.     Kilometre Taşları ve İlerleme

Proje sponsorlarının en çok ilgilendiği konulardan biri de projenin ilerlemesini izlemektir. Tahmin ile gerçekleşen bilgisi durum raporlarında mutlaka bulunması gereken başlıklardan biridir. Bunu yapabilmek için projenin başlangıcında hazırlanmış olan ana kilometre taşlarını, bunlarla ilgili zaman, bütçe, kalite gibi tahminleri ve gerçekleşme bilgilerini koymanız sponsorunuz için yeterli olacaktır.

Kilometre taşlarını koyarken daha üst düzey olanları seçmeniz, çok fazla detaya girmemeniz raporu okuyan kişiler açısından kolaylık sağlayacaktır. Bir işi başlangıç tarihi, bitiş tarihi ile birlikte örneğin sizin dışınızda gerçekleşecek olan bağımlılıkların tarihleri (mesela sevkiyat, gümrük bilgileri) içeren bir rapor sunmak dış ilişkileri de göstermek açısından faydalı olacaktır.

Projenin başlangıcında hazırlanan proje takvimini anahat olarak kaydedip, üzerinde güncellemeleri yaparak tamamlanan işleri girdiğinizde orijinal tahminleme ile gerçekleşen arasındaki farkları bulabilirsiniz. Bu tarihler aynı olabileceği gibi değişiklikleri de içerebilirler.

Bir iş tamamlanmadığı zaman bunu vurgulamak da ilerlemeyi göstermek açısından önemli olacaktır. Bir sonraki dönemde tamamlanmış görevleri çıkarmanız izlenebilirliği sağlar. Bunun yanında proje sponsorunun odaklanabileceği işler de azalmış olacaktır. Eğer sponsorunuz projedeki bütün geçmiş işler ile ilgili ayrıntılı bilgi istiyorsa bunu zaten talep edecektir. Unutmayın, durum raporu sadece bulunulan anın bir özetini içermektedir.

4.     Güncel Bütçe Bilgisi

Proje sponsorunun en çok üzerinde duracağı konulardan biri güncel bütçe bilgisidir. Proje sponsorları proje ile ilgili harcanan parayı, harcamaların tahminlenen ile uyumunu ve gelecekte oluşabilecek harcama sapmalarını görmek isterler. Eğer projenizin bütçesi planlananın altında ise artan bütçeyi başka projelerde kullanmak, üst yöneticiler için projeye anlamsız yere para bağlamaktan daha iyi bir düşüncedir.

Bu başlık altında çok fazla detaya girmemelisiniz. Sadece projenin başında planlanan bütçeyi, son gerçekleşmeyi ve ilerleyen safhalardaki tahmini bütçeyi durum raporunda göstermeniz yeterli olacaktır. Eğer bilgiler arasında farklılık var ise bunu kısa cümlelerle açıklamak sponsorunuzun bilgi sahibi olması açısından faydalı olacaktır. Eğer bütçenizde bir değişiklik olacak ise bunun nedenini ve etkilerini de durum raporunda belirtmeniz gerekecektir.

5.     Kırmızı/Sarı/Yeşil Durum Bilgisi

Proje raporunuza ekleyeceğiniz bazı görsel objeler projenin son durumunun kolay okunabilmesi ve insanların ilk bakışta durumu anlayabilmesi için önemlidir. Tüm dünyada genel olarak kullanılan projenin durumu ile ilgili kırmızı/sarı/yeşil renk kodlarını siz de kullanabilirsiniz. Projenizin son durumunu trafik ışıklarında olduğu gibi renklendirerek göstermek hem raporunuzu profesyonel bir hava katacaktır, hem de ilk bakışta dikkat çekecektir.

Bunu raporun ne üstüne bir kutu ekleyerek yapabilirsiniz. Durumu yansıtmak için projenin adını highlight edebilirsiniz. Proje Yönetim Ofisinizin bu konuyla ilgili olarak koymuş olduğu kurallar olabilir, bu konuyla ilgili onlardan da destek alabilirsiniz. Eğer proje yönetim ofisiniz yok ise aşağıdaki bilgiler size yardımcı olacaktır;

–          Kırmızı: Projenizin üst yönetim ilgisine acil ihtiyacı var ise, yayınlanan bütçe, zaman veya kalite kriterlerinin dışına çıkmış ise kırmızı renk kodunu kullanmalısınız.

–          Sarı: Projeniz yayınlanan bütçe, zaman veya kalite kriterlerine uymama tehlikesi ile karşı karşıya ise sarı renk kodunu kullanmalısınız.

–          Yeşil: Projeniz planlandığı gibi yayınlanan bütçe, zaman ve kalite kriterlerine uyacak ise yeşil renk kodunu kullanmalısınız.

Son olarak kabul etmelisiniz ki proje durum raporunuz bütün önemli problemleri ve aksiyonlarınızı proje sponsoruna sunmanızın en kolay yoludur. Raporu sunduğunuz kişilerin hangi konulara önem göstermesi gerektiği konusunda yol gösterici olmanın yanı sıra projedeki değişiklikleri bildirmenin yine en kolay yolu proje durum raporunun içerisinde bu bilgiye yer vermektir. Proje durum raporunu sponsorunuzdan gerektiğinde yardım alabileceğiniz bir araç olarak da düşünebilirsiniz.

Bu yazımı okuyan herkese özellikle tavsiyem projenizdeki durumu bütün açıklığı ile ortaya koymanız olacaktır, Hiçbir şeyi saklamayın, başta sakladığınız her şey daha sonra size çok daha büyük zarar verecektir.

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s