Üst Yönetimin Projelerin Gelişimi İçin Yapacakları 9 Şey

 

1. Geçmiş Kayıtların Oluşturulması

Organizasyonların yaşayan yerler olmasını sağlayan ve sürekli gelişimi destekleyen en önemli kriter eski projelerinden öğrendiklerini ve tarihsel kayıtları tutmalarıdır. Bu kayıtlar minimal olarak İş Dağılım Ağaçları, Tahminleme ile ilgili kayıtlar, Risk Yönetim kayıtları ve öğrenilmiş derslerden oluşmaktadır.

Bu kayıtlar ilerideki projelerin planlama, tahminleme ve yönetilmesinde tahmin edilemeyecek şekilde değerli olacaklardır.

2. Proje Beratının Hazırlanması

Proje Beratı projenin resmen tanındığını belgeleyen dokümandır. Genelde proje dışından bir yönetici tarafından yayınlanan bu doküman, aynı zamanda proje yöneticisine örgüt kaynaklarını proje çalışmalarında kullanması için yetki verir.

Bu doküman içerisinde genellikle;

– Projenin amacı ve gerekçesi,

– Atanan proje yöneticisi ve ekip üyeleri,

– Ölçülebilir proje amaçları ve ilgili başarı kriterleri,

– Proje onay gereksinimleri,

– Projeyi yetkilendiren proje sponsorunun adı, yetkisi ve onayı bulunur.

Bu doküman projenin hedefini ve başarısının ne şekilde ölçüleceğini belirlemesi açısından önemlidir.

3. Proje Kaynaklarının Korunması

Projenin organizasyon içinden veya dışından gelecek olan dış etkilerden korunması kritik önem taşımaktadır. Genellikle bir proje ekibi oluşturulduğunda diğer projeleri yöneten kişiler kendi projelerine kaynak sağlamak amacıyla çeşitli kaynak taleplerinde bulunmaya başlarlar.

Bu tip değişikliklerin engellenmesi ve kaynak planlamasının doğru ve efektif şekilde yapılmasının sağlanması üst yönetimin insiyatifinde bulunmaktadır.

4. Planlama Ayrılacak Zaman

Bir projenin planlanması için gerekli zamanın ayrılmasının sağlanması üst yönetimin en önemli etkilerinden olacaktır. Planlamaya ayrılan sürenin azlığı nedeniyle daha sonra yaşanacak olan kayıp süreler gözönünde bulundurulmalı, planlama aşamasında harcanan zaman ve para boşa gitmiş olarak görülmemelidir. Bir projede zaman çizelgelerinin oluşturulması için bir iki gün verilmesi ve bu projeden başarı beklenmesi sadece projenin ileriki aşamalarında zaman kaybı olacağının habercisidir.

5. Kapsamın Korunması

Proje başlangıcı öncesinde kapsamın tamamlanması gerekmektedir. Proje başlangıcı sonrasında yapılacak kapsam değişikliklerinin zaman ve mali kayıp yaratacağı unutulmamalıdır.

6. Önem Derecelerinin Belirlenmesi

Organizasyon içerisinde yer alan bütün birimlerin yürütülen projelerin öncelikleri konusunda bilgi sahibi olması projelerin başarısı için önemli bir faktördür.

7. Proje Yönetimi Süreçlerinin İşletilmesi

Doğru şekilde proje yönetim süreçlerinin desteklenmesi proje başarısı için kritik önem derecesine sahiptir. Üst yönetim proje süresince iş dağılım ağacındaki kilometre taşlarına, majör çıktılara ve risk değerlendirmesine odaklanmalıdır.

8. Kapasite Kullanımı

Sürekli %100 kapasitede çalışmak sadece ekibi yoracaktır. Sürekli olarak fazla mesai yapılmasının istenmesi proje ekibi içerisindeki huzursuzluğu arttıracağı gibi kalite beklentilerini de düşüreceğinden planlı bir şekilde uygulanmalıdır.

9. Değişim Yönetimi

Kapsam, zaman ve mali kalemlerde meydana gelecek olan değişiklikler projenin bütününü mutlaka etkileyecektir. Bu nedenle mümkün olduğunca paydaşlardan gelen ekstra istekler engellenmeli ve projenin belirlenmiş kriterlere göre tamamlanması sağlanmalıdır.

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s