Proje Yönetim Süreçlerinin Oluşturulması

Hepimiz çalıştığımız şirketlerde bazı fikirler üretiyoruz, bazılarımız bunu üst yönetim ile paylaşıyor, bazılarımız ise sadece şikayet etmekle, fikirlerimizin dikkate alınmadığını düşünmekle yetiniyoruz. Peki bunu sağlamak için çabamızın yeterli olduğuna inanıyor muyuz? Proje yönetiminin kurumsal bir organizasyon içindeki dengeleri değiştirmesi ve yapılan işleri kontrol altında tutarak daha verimli ve düzenli iş gücünün ortaya çıkarılmasında sağlayacağı faydalar konusunda herhalde hepimiz mutabıkızdır. Zaten hiçbir şirket düzgün iş yapmak istemediğini, kontrolsüz olarak kaynaklarını kullanmayacağını belirtmeyecektir. Proje yönetimi kültürünün organizasyon içerisinde oluşturulması ile ilgili olarak yapılması gerekenleri 9 başlık altında toplayabiliriz.

1. Şirket Politikasının Oluşturulması

Proje yönetimi alanında çalışan herkesin istediği, yürütülmekte olan projelere üst yönetimin desteğinin sağlanmasıdır. Bu destek sağlandığı zaman projenin başarıya ulaşması çok daha kolay olacaktır. Şirketin politikasının oluşturulması sırasında açık olarak bunun belirlenmesi, misyon ve vizyon ile desteklenmesi kritik önem taşımaktadır.

2. Paydaşların Belirlenmesi

Proje yönetimi süreçlerinin oluşturulması sırasında bu sürecin içinde yer alacak olan paydaşların belirlenmesi gerekmektedir. Büyük ölçekli bir şirkette bu paydaşların kendi birimleri ile olan ilişkileri, proje yönetimi süreçlerinin oluşturulmasını, ciddi bir şekilde olumlu veya olumsuz olarak etkileyebilir. Paydaşların analizi yapılırken organizasyon içindeki etkilerinin de belirlenmesi daha başarılı sonuçlar alınmasını sağlayacaktır.

3. Paydaşların Eğitilmesi

Şirket içerisinde basit proje yönetimi süreçlerinin anlaşılabilmesi için, paydaşların mevcut rolleri ve sorumlulukları içerisinde basit eğitimlerin verilmesi, fayda/zarar analizlerinin yapılması gerekecektir. Bu eğitimlerde her süreçin tanımı yapılmalı, süreçte oluşturulacak olan her doküman örneklerle gösterilmeli, süreç içindeki her adım ve her onay basit olarak paydaşlara anlatılmalıdır, bu anlatım sonucunda paydaşların proje yönetimi süreçleri sonucunda elde edecekleri faydaları düşünmeleri asıl hedef olarak belirlenmelidir.

4. Basit Süreçlerin Başlatılması

Organizasyon içerisinde basit olarak proje yönetimini de kapsayan süreçlerin başlatılması paydaşlar için yeni ve alışık olmadıkları bir yaklaşım olacağından, bu değişim sürecinde kalite tabanlı çalışmaların desteklenmesi, ISO 9000 gibi sertifikasyonların gündeme getirilmesi paydaşlar açısından bazı sürprizleri engelleyecektir. Kültürel olarak organizasyon içerisinde yaratılacak olan bu değişimin tabandan üst yönetime kadar destek bulması için basit de olsa bazı süreçlerin uygulanması da çok büyük faydalar sağlayacaktır.

5. PY Getirilerinin Anlatılması

Organizasyon içerisinde çalışanların ve üst yönetimin proje yönetimi süreçlerini anlamalarının en iyi yolu, bu süreçlerden kazançlarının belirlenmesi ve açık olarak kendilerine anlatılmasıdır. Süreçlerde yapılacak olan bir değişikliği kişi, birim ve bir bütün olarak organizasyon içerisinde yaratacağı etkilerin dokümante edilmesi ve/veya katılımlı toplantılar ile anlatılması süreçlerin kabullenmesinde olumlu sonuçlar sağlayacaktır.

6. Girdi ve Tahminlerin Değerlendirilmesi

Kültürel olarak proje yönetimi süreçlerini kullanmayan organizasyonlarda dokümante edilmemiş ve anlık süreçler işlemektedir. Alışılmış olan bu yanlış uygulamaların ortadan kaldırılması için proje içerisinde yapılan tahminlemelerin yazılı hale getirilmesi ve kontrolü önem kazanacaktır. Bu süreçte paydaşlara projelerindeki girdilerini ve tahminlerini sormak fayda sağlayacaktır.

7. İletişimin Arttırılması

Süreç yönetiminde en önemli kriter organizasyon içerisindeki kültürel değişimin sağlanması sırasında iletişimin arttırılmasıdır. Proje yönetimi süreçlerinin yaygınlaştırılması çalışmalarında ekiplerin ve üst yönetim arasındaki iletişimin efektif ve çok yönlü olarak sağlanması, sonucunu durum raporlarının hazırlanması ve bir toplantıda prezentasyonların kullanılması şeklinde basit olarak kendini gösterecektir.

8. Proje Yönetimi Araçlarının Kullanımı

Süreç planlamasının başlatılması sırasında ekip üyelerinin MSProject ve benzeri uygulamaları anlamaları daha sonraki aşamalarda çok büyük faydalar sağlayacaktır. Zaman planı, maliyet planı ve kaynak planı gibi normal şartlarda tutulmayan bilgilerin bu tip yazılımlar ile tutulmasının getireceği faydanın anlaşılabilmesi ekip üyelerini süreçsel değişim içine katacaktır.

9. Odaklanma Problemi

Bütün ekipler içerisinde önemli bir problem olan “odaklanma”, idari bir perspektiften bakış gerektirmektedir. Organizasyon içerisinde proje yönetimi süreçlerine destek verebilecek olan personelin süreç değişimi içerisinde sağlayacakları faydanın anlatılması ve desteklerinin sağlanması için üst yönetimin desteği çok önemlidir. Bunu sağlamak için prosedürlerde bazı değişiklikler yapılmalı ve organizasyon içerisinde görevli her kişinin yaptığı iş ile ilgili getirisi hesaplanmalıdır. Bu getiri üst yönetim ile paylaşıldığında bu personellerin desteklerinin daha da artacağı unutulmamalıdır.

Sonuç

Sayılan önerilerin bir organizasyon içerisinde uygulanabilmesi için eğitim, sabır ve iletişim gerekmektedir. Bu yöntemlerin uygulanması ile süreçler oluşturulabilir ve proje yönetiminin uygulanması sağlanabilir.

Herşeyden önce organizasyonun elde edeceği faydanın hesaplanması ve ortaya konulması, organizasyonun olgunluk seviyesinin belirlenmesi fayda/zarar analizi sırasında önem kazanacaktır. Süreçlerin organizasyon içerisinde uygulanması için bir zaman planı yapılması ve sabır ile üst yönetim tarafından desteklenmesi de kritik başarı faktörleri arasında bulunmaktadır.

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s